Zu Projektbeginn erfolgte in einer Analyse- und Konzeptionsphase die Katalogisierung der benötigten Berichte, Kennzahlen, Kenngrößen und Dimensionen. Außerdem wurde definiert, welche Person welche Informationen zu welchem Zeitpunkt erhalten soll. Ebenso erfolgte in einer späteren Konzeptionsphase die Festlegung des Planungsprozesses: Auf Basis welcher Kennzahlen soll wann durch wen und wie geplant werden. Grundlage einer jeden Reporting- und Planungslösung ist ein zentrales Data Warehouse, welches eine konsistente Datenbasis schafft. Dieses implementierten die celver-Berater in Form des Microsoft SQL Servers. Anhand von SSIS Paketen (SQL Server Integration Services) werden die Daten aus unterschiedlichen Quellsystemen nächtlich übertragen, konsolidiert und überprüft.

Die nun konsistente Datenlage bildet die Grundlage für das relationale Standardreporting mit Hilfe von Microsoft Reporting Services sowie für das benötigte Datenmodell, welches in der Board-Datenbank umgesetzt wurde. Entsprechend der vorherigen Definitionen realisierten die celver-Berater die benötigten Berichte und Analysen.

Mit der Lösung steht dem ROBINSON-Controlling heute ein standardisiertes tagesaktuelles Reporting zur Verfügung. Außerdem können die Mitarbeiter – vom zentralen Controlling bis hin zum Club-Direktor – jederzeit schnell und flexibel Ad-hoc-Analysen durchführen, um beispielsweise den aktuellen Buchungsstand, Übernachtungsanzahl und Zimmerbelegung und die damit verbundene Auslastung zu betrachten.

Die entscheidende Kennzahl „Personenbelegung“ lässt sich über bis zu acht verschiedene Dimensionen und in unterschiedlichsten Kombinationen analysieren und planen. Sämtliche Informationen können unkompliziert anhand eines Drill-Downs in andere Dimensionen wie Buchungskanal oder Buchungszeitraum der Gäste aufgesplittet werden. So entgeht dem Controlling keine Information und jeder Trend lässt sich durch entsprechende Maßnahmen begleiten.

Parallel erfolgt die dezentrale Planung jetzt mittels eines definierten Planungsprozesses, der mit einem passenden Workflow unterlegt ist. So melden die einzelnen Clubs auf Basis der Kernkennzahl „Personenbelegung“ den zu erwartenden Logisumsatz.

Die Eingabe kann flexibel auf sämtlichen Ebenen z. B. Zimmerkategorie oder Altersgruppe angepasst werden. Bemerkenswert dabei ist, dass der Logisumsatz zunächst in Euro geplant wird und anschließend anhand hinterlegter Wechselkurse in die jeweilige Landeswährung des Clubs umgerechnet wird. Dem gegenüber steht die dezentrale Kostenplanung nach Kostenart und Kostenstelle in der Landeswährung.

So lassen sich die zu erwartenden Kosten dem voraussichtlichen Umsatz zuverlässig gegenüberstellen. Somit sind kurzfristige und zuverlässige KER-Analysen heute bei ROBINSON Standard. Ebenso nutzt ROBINSON die Lösung für weitere Analysen unter anderem in den Bereichen Incentives & Meetings, HR und Verkaufssteuerung.