UNITY AG
Vor dem Hintergrund eines kontinuierlichen Wachstums stellte die Managementberatung UNITY ihre IT-Landschaft komplett auf den Prüfstand. Analyseergebnis: Es wurde kein System gefunden, das die Prozessanforderungen der UNITY komplett abdeckt. Um eine effiziente Unternehmenssteuerung auch künftig sicherzustellen, wurde eine neue IT-Architektur mit verschiedenen Systemen erarbeitet. In diesem Gesamtkonstrukt kommen die einzelnen Systeme mit ihren jeweiligen Stärken zum Einsatz. Zur durchgängigen rollierenden Planung, die wesentlicher Bestandteil der Unternehmenssteuerung ist, wird Board in Verbindung mit dem Microsoft SQL Server als zentrale BI-Plattform eingesetzt.
Das Unternehmen: Beratung für Innovation und Transformation
UNITY ist die Managementberatung für Innovation und Transformation und befähigt Global Player, mittelständische Unternehmen und Auftraggeber der öffentlichen Hand, den digitalen Wandel zukunftsrobust und nachhaltig zu meistern. Als Impulsgeber mit ausgeprägter Technologietiefe macht UNITY seine Kunden zu Vorreitern in ihren Branchen.
UNITY ist Mitglied der UNITY Innovation Alliance AG. Dieser starke Unternehmensverbund begleitet seine Kunden bei der Digitalisierung von Geschäftsmodellen, Produkten und Services mit durchgängiger Expertise – von der Konzeption bis zur Umsetzung. Die UNITY Innovation Alliance zählt mehr als 800 Mitarbeiter, davon arbeiten 380 bei der Managementberatung. Für exzellente Projektarbeit sowie als herausragender Arbeitgeber wurde UNITY bereits mehrfach ausgezeichnet – unter anderem als „Deutschlands digitaler Vorreiter“ von der F.A.Z., mit dem „Best of Consulting“-Award der WirtschaftsWoche, als „Top-Beratung“ vom Handelsblatt und als „Top Arbeitgeber Mittelstand“ vom Focus.
Die Fakten auf einen Blick:
✓ Single Point of Truth in Echtzeit
✓ Rollierende Planung für effiziente Unternehmenssteuerung
✓ Permanente Transparenz
Komplexe Organisationsstruktur versus veraltete IT-Systeme
Die IT-Systeme der UNITY standen vor fünf zentralen Herausforderungen. Zum einen traten technische Probleme und Restriktionen auf, da Anwendungen wie Microsoft Dynamics NAV, Microsoft Office und Board nicht mehr auf dem neuesten Stand waren und vor allem beim Datenaustausch technische Schwierigkeiten verursachten.
Ein weiteres Problem war die kontinuierliche Entwicklung in den Prozessen seit der Einführung der Systeme. Die veraltete Technik konnte diese neuen Prozesse nicht sinnvoll oder gar nicht abbilden, was zur Entstehung von sogenannten Nebenorganisationen führte. Diese umfassten beispielsweise umfangreiche Excel-Listen. Die Notwendigkeit innovativer Prozesse und Strukturen erforderte daher die Implementierung neuer Systemfunktionalitäten. Die Einführung dieser Nebenorganisationen hatte auch Auswirkungen auf das Personalmanagement, da deren manuelle Nachpflege zu Engpässen im Personal führte. Gleichzeitig entstand durch die manuelle Pflege eine steigende Datenunklarheit, da diese Vorgehensweise sowohl die Fehlerquote erhöhte als auch Unsicherheit hinsichtlich der Aktualität der Daten schuf.
Zusätzlich stellte der hohe Administrationsaufwand ein bedeutendes Problem dar, insbesondere bei einer Mitarbeiterzahl von über 200. Bereits bei 150 Mitarbeitern waren erste Anzeichen für diese Herausforderung bei allen Mitarbeitern spürbar. Die Matrix-Organisation, die das Unternehmen in Geschäftsfelder und Competence Center unterteilte, brachte weitere organisatorische Anforderungen mit sich. Die vier Competence Center umfassten Strategische Unternehmensführung, Entwicklungsmanagement, Produktion und Digitale Planung sowie IT-Management. Diese vielschichtigen Herausforderungen, vor allem im Zusammenhang mit veralteten Systemen, erforderten letztlich einen umfassenden Relaunch der gesamten IT-Architektur bei UNITY.
Die Lösung: Einheitliches Verständnis durch Prozessmodellierung
Das intern aufgestellte Projektteam analysierte zunächst sämtliche Funktionsbereiche und die bestehenden Ist-Prozesse. Auf Basis der Ergebnisse und Anforderungen wurden anschließend neue Soll-Hauptgeschäftsprozesse erarbeitet. Mit der am Heinz Nixdorf Institut entwickelten Methode OMEGA (Objektorientierte Methode zur Geschäftsprozessmodellierung und -analyse) und dem von UNITY eingesetzten Modellierungswerkzeug OMEGA Process Modeller® erarbeiteten die Mitarbeiter die optimierten Prozesse. UNITY nutzt OMEGA seit 1995 in seinen Projekten. OMEGA hat sich als Instrument für die prägnante Visualisierung von Prozessen bewährt. Mit der Methode lässt sich schnell und unkompliziert ein einheitliches Verständnis für Abläufe, Informations- oder Materialflüsse schaffen.
Nach Festlegung der Prozesse startete das Projektteam die Systemauswahl. Diese ergab, dass kein System alle Anforderungen abdecken kann. Das Projektteam entschied sich deshalb dafür, die neue IT-Architektur zu orchestrieren, d. h. durchgängige Prozesse mit diversen aufeinander abgestimmten Systemen zu unterstützen. Hierbei sollten die Vorteile und Stärken jeder Software genutzt werden. Die Herausforderung bei der IT-Orchestrierung, also der Zusammenstellung der Prozesse und Systeme, ist sicherzustellen, dass die einzelnen IT-Systeme modulweise ineinandergreifen und somit als harmonisch funktionierendes Gesamtwerk zusammenspielen. Dies gelingt dann, wenn jede Software nur in dem Funktionsbereich eingesetzt wird, in dem sie besonders stark ist.
Dabei dürfen gleiche Funktionen nicht redundant in zwei unterschiedlichen Systemen realisiert werden. Zudem muss eindeutig festgelegt werden, welches System Master ist und welche Folge- bzw. Subsysteme sind. Konkrete Herausforderung war beispielsweise, dass kein System die Kapazitätsplanung von der frühen Akquisitionschance bis zum Auftrag durchgehend abbilden kann. Diese durchgängige Planung war jedoch grundlegende Anforderung der Managementberatung. So wurde Board, das UNITY bereits für Analysen nutzte, auch als rollierendes Planungstool eingesetzt. Dafür zog UNITY die Berater der celver AG hinzu, denn diese verfügen über ein grundlegendes Verständnis vom Beratungsmarkt und dem Geschäft von UNITY. Daneben sind die celver-Berater als Business-Intelligence- und Corporate-Performance-Management-Spezialisten mit der Datenzusammenführung aus verschiedenen Systemen ebenso wie mit der Datenrückführung vertraut. So entwarf man gemeinsam eine Soll-Architektur, in der die jeweiligen Anwendungen mit ihren Kernkompetenzen den Anforderungen von UNITY gerecht werden konnten.
Damit ist die BI-Plattform das Kernelement (Mastersystem) der neuen IT-Architektur – und gleichzeitig das zentrale Planungstool des Unternehmens. Hier findet zum einen die kaufmännische Planung in Bezug auf Honorare statt. Zum anderen ist Board in Kombination mit dem MS SQL Server als Data Warehouse (DWH) das integrierende Element der System-Architektur, das den kompletten Datenaustausch zwischen den verschiedenen Systemen ermöglicht. Frühere Insellösungen – z. B. Kapazitätsplanungen über Excel-Tabellen – gehören damit der Vergangenheit an. Für die optimale Auslastung der Berater sorgt nun die rollierende Kapazitätsplanung. Alle Beteiligten planen zentral in Board, nutzen je nach Aufgabegebiet ebenso das CRM, Outlook, Microsoft SharePoint oder NAV – nur eben jeweils in der Kernfunktion des Systems. Beispielsweise pflegt der Geschäftsfeldleiter seine Verkaufschance – also seine Option auf einen Vertragsabschluss – im CRM, gibt allerdings die kaufmännischen Daten wie Preise und Mengen in Board ein.
Ebenso zieht sich der Geschäftsfeldleiter die Verfügbarkeiten der Mitarbeiter und verplant freie Kapazitäten für seine Verkaufschance. Je nachdem wie kurz der Vertragsabschluss bevorsteht, kann er bereits konkrete Mitarbeiter für das anstehende Projekt einplanen. Die Kapazitätsinformationen hierfür stammen aus Outlook, denn hier pflegen die Berater ihre Ist- und Plan-Tage. Durch den permanenten Datenaustausch über das DWH, der durch Board unterstützt wird, steht allen Beteiligten der aktuelle Status in Echtzeit in allen Systemen zur Verfügung. Die Hybride Board Engine (Dual-Engine) ermöglicht MOLAP und ROLAP. Dadurch lassen sich sowohl Echtzeittransparenz in alle Richtungen als auch umfassende multidimensionale Analysen schnell realisieren. Pflegen, prüfen, freigeben: An diesen drei Begriffen müssen sich alle Mitarbeiter über alle Hierarchien hinweg orientieren. Für den Abrechnungsprozess bedeutet das, dass die Berater in Board ihre Tage aus Outlook prüfen und freigeben.
Im nächsten Schritt erfolgt die Prüfung und finale Abrechnungsfreigabe durch den zuständigen Projektleiter. Damit fließen die Informationen einerseits in einen Reporting-Services-Bericht, der Tätigkeitsberichte pro Mitarbeiter generiert, und andererseits über das DWH in die Archivierung auf SharePoint und zur Rechnungserstellung sowie Buchung an NAV. Inhaltlich sind für die jeweils berechtigten Board-Nutzer Abrechnungsinformationen der vergangenen jeweiligen Monate sichtbar. Ebenso greift zum Beispiel der Geschäftsfeldleiter auf das versendete Angebot zu, welches aus dem CRM heraus erstellt, aber als Word- und PDF-Dokument auf dem SharePoint abgelegt wurde. Aus der Management-Perspektive beantwortet Board Fragen nach den Deckungsbeiträgen in unterschiedlichen Bereichen ebenso wie nach dem jeweiligen Monatsergebnis hinsichtlich Umsatz und Erlöse.
Das Zusammenspiel der Systeme mit der BI-Plattform als Mastersystem im Mittelpunkt erfüllt alle Anforderungen einer wachsenden Beratungsgesellschaft mit einer komplexen Organisationsstruktur. Dabei ist die integrierte rollierende Planung ein wesentlicher Erfolgsfaktor bei der aktiven Steuerung des Unternehmens – und das auf jeder Ebene: vom Mitarbeiter über die Geschäftsfeldleiter und Competence-Center-Leiter bis hin zum Vorstand. Die neue IT-Architektur stellt sicher, dass alle beteiligten Personen über die gleichen Daten und Informationen sprechen – egal zu welchem Zeitpunkt, egal aus welchem System stammend. Durch die modulare Orchestrierung im Projekt IT 3.0 ist es somit gelungen, die Hauptgeschäftsprozesse zu automatisieren. Damit ist eine effiziente Unternehmenssteuerung möglich.
Ihr Ansprechpartner
