Aus der Praxis: So unterstützt KI den Business-Alltag

Wenn Informationen zur Nadel im Heuhaufen werden

Vielleicht kennen Sie das: Informationen sind im Unternehmen verstreut, Dokumente schwer auffindbar und die Suche kostet unnötig viel Zeit. Genauso ging es einem mittelständischen Unternehmen aus der produzierenden Baustoffindustrie mit rund 700 Mitarbeitenden. Wo täglich zahlreiche Abteilungen – von der Produktion über den Vertrieb bis zum Service – auf aktuelle Daten angewiesen sind, wirken sich unstrukturierte Informationsflüsse besonders stark aus. Denn die vorhandenen Dokumente waren unübersichtlich abgelegt, Änderungen nicht zentral dokumentiert und relevante Informationen waren für die Mitarbeitenden nur mit erheblichem Aufwand zu finden. Das führte zu Verzögerungen in der internen Wissensvermittlung, erschwerte das Onboarding neuer Mitarbeiter und wirkte sich negativ auf die Qualität der Kundenkommunikation aus. Darüber hinaus waren Übersetzungen und die Pflege von Produktinformationen sehr zeitaufwendig. Es mussten häufig externe Dienstleister eingebunden werden, was hohe Kosten verursachte. Das Ziel war daher klar: Prozesse effizienter gestalten, Unternehmenswissen zentral verfügbar machen und die Kommunikation sowohl intern als auch extern verbessern.

Digitalisierte Prozesse mit Künstlicher Intelligenz

Die Lösung lag in der Einführung einer modularen KI-basierten Plattform auf GPT-Basis, die gemeinsam mit unseren KI-Experten Schritt für Schritt implementiert wurde.

Ausbaustufe 0: Texte schneller und konsistenter erstellen
Den Start bildete die automatisierte Textgenerierung für Marketing, Vertrieb und Service. Ob Website-Inhalte, Newsletter oder E-Mail-Formulierungen – Texte entstehen heute deutlich effizienter und bleiben dennoch sprachlich konsistent und professionell. Das spart Zeit und sorgt gleichzeitig für eine einheitliche Außenwirkung.

Ausbaustufe 1: Unternehmenswissen zentral verfügbar machen
Im nächsten Schritt wurde internes Wissen strukturiert gebündelt und für Mitarbeitende zugänglich gemacht. Gerade beim Onboarding zeigt sich der Effekt: Neue Kolleginnen und Kollegen finden schneller Antworten und die Teams greifen gezielt auf relevante Informationen zu – ohne lange Suchzeiten.

Ausbaustufe 2: Produktdaten und Dokumente im Griff behalten
Darauf aufbauend wurde der Zugriff auf aktuelle Produktdaten und technische Dokumente neu organisiert. Statt verteilter Ablagen stehen nun aktuelle Versionen, historische Änderungen und technische Details zentral bereit – transparent und nachvollziehbar.

Ausbaustufe 3: Kundenkommunikation intelligent unterstützen
Mit der Anbindung an das ERP-System ging die Plattform einen Schritt weiter: Standardanfragen und Reklamationen können KI-gestützt bearbeitet werden. Antworten basieren auf aktuellen Daten, sind konsistent formuliert und reduzieren den manuellen Aufwand im Service spürbar.

Ausbaustufe 4: Inhalte automatisch übersetzen
Schließlich wurde die automatische Übersetzung von Inhalten integriert. Informationen stehen nun in mehreren Sprachen (FR, NL, EN, ES, CH) zur Verfügung – schnell, einheitlich und ohne zusätzlichen Abstimmungsaufwand.

Technische Umsetzung mit System

Das Herzstück der Lösung sind mehrere spezialisierte Pilot-Chatbots, die für unterschiedliche Anwendungsbereiche entwickelt wurden. Sie sind an die Website und interne Datenquellen angebunden und verfügen über personalisierte Benutzeroberflächen, die auf konkrete Aufgaben zugeschnitten sind. Mehrstufige Testverfahren stellen sicher, dass die Antworten fachlich korrekt, sprachlich passend und konsistent formuliert sind. Gleichzeitig wird das System kontinuierlich weiterentwickelt: Eine neue, logisch strukturierte Dokumentenablage, die zentrale Versionierung technischer Unterlagen, die automatisierte Zuordnung von Produktdaten sowie ein Dashboard zur transparenten Übersicht über Daten und Historie sind bereits in Planung. Das Ergebnis ist keine Insellösung, sondern eine skalierbare Plattform, die Schritt für Schritt mit den Anforderungen des Unternehmens wächst.

Spürbare Veränderungen im Unternehmensalltag

Die Einführung der KI-Plattform hat die Arbeitsweise des Unternehmens spürbar verändert. Das zeigt sich zum Beispiel, wenn ein Mitarbeiter eine aktuelle Produktinformation benötigt, um eine Kundenanfrage zu beantworten. Früher musste er mehrere Ordner und Systeme durchsuchen, heute liefert die KI-Plattform die Antwort innerhalb von Sekunden. Solche kleinen, aber entscheidenden Effizienzgewinne machen den Unterschied.  

Die Vorteile im Überblick:

• Effizienzsteigerung: Informationen stehen den Mitarbeitenden sofort zur Verfügung, was Reaktionszeiten verkürzt und interne Abläufe beschleunigt. ‍
• Qualitätsverbesserung: Einheitliche, aktuelle und nachvollziehbare Informationen sorgen für höhere Professionalität in der Kundenkommunikation. ‍
• Kosteneinsparung: Automatisierte Prozesse reduzieren den Bedarf an externen Dienstleistern und entlasten interne Ressourcen. ‍
• Skalierbarkeit: Die modulare Architektur erlaubt flexible Erweiterungen, sodass neue Anforderungen schnell umgesetzt werden können.

Die Kombination aus Prozessautomatisierung, zentralem Wissensmanagement und KI-gestützter Kommunikation sorgt dafür, dass das Unternehmen nicht nur heute effizient arbeitet, sondern auch für die Herausforderungen der Zukunft bestens gerüstet ist.

Unser Fazit: So bringt KI echten Mehrwert

Das Projekt zeigt eindrucksvoll, wie mittelständische Unternehmen durch den gezielten Einsatz von KI-Lösungen ihre Digitalisierung vorantreiben können. Interne Abläufe werden effizienter, die Qualität der Kundenkommunikation steigt und Unternehmenswissen wird zentral und transparent bereitgestellt. Dank der modularen und skalierbaren Architektur kann die Plattform flexibel erweitert werden – ein praxisnahes Beispiel dafür, wie künstliche Intelligenz den Arbeitsalltag nachhaltig verbessern kann. Auch Sie möchten von den Vorteilen profitieren? Kontaktieren Sie unsere Experten und erfahren Sie, welche Lösungen speziell für Ihr Unternehmen den größten Mehrwert liefern.